Come funzionano le indagini HR

la conformità Nell'odierno panorama aziendale in rapida evoluzione, i professionisti delle risorse umane sono inconsapevolmente spinti nel ruolo di investigatori più spesso che mai. In un sondaggio del 2021, il 70% dei datori di lavoro ha dichiarato di aver visto un aumento dei reclami sul posto di lavoro, quindi è fondamentale disporre di una politica su come gestire questi casi: non è una questione di se, ma di quando sarà necessario condurre un'indagine sulle risorse umane.

Poiché un'indagine sulle risorse umane può approfondire un territorio delicato, il processo di indagine deve rispettare rigorosamente le leggi e gli statuti pertinenti per salvaguardare la tua azienda e i suoi dipendenti. Ignorare la necessità di adeguate indagini sulle risorse umane mette a repentaglio non solo il benessere dei dipendenti, ma anche la reputazione e la stabilità finanziaria dell'azienda. Le conseguenze possono essere dannose, portando a una diminuzione del morale dei dipendenti, a un aumento tassi di rotazione e potenziali responsabilità e costi legali.

Per aiutarti a navigare tra le complessità e le potenziali insidie delle indagini sulle risorse umane, abbiamo messo insieme le linee guida dell'esperta di risorse umane Cassie Whitlock , direttore delle risorse umane di BambooHR, su come il tuo team può condurre un'indagine sulle risorse umane adeguata che salvaguardi anche gli interessi della tua azienda e dei dipendenti.

Quando le risorse umane devono indagare su un reclamo?

Molte organizzazioni scelgono di indagare su ogni reclamo che ricevono. La tua organizzazione è legalmente obbligata a indagare su molestie, discriminazioni, ritorsioni e reclami per la sicurezza.

leggi federali che regolano questi reclami includono:

• L'Age Discrimination in Employment Act (ADEA)
• L'Americans with Disabilities Act (ADA)
• L'Occupational Safety and Health Act (OSHA)
• Titolo VII del Civil Rights Act del 1964 (Titolo VII)
• Il Leggi
• statali e locali contro la discriminazione

Per questo motivo, ti consigliamo almeno di discutere ogni reclamo con il tuo team legale per essere sicuro di adottare le misure giuste sia per la tua organizzazione che per i dipendenti coinvolti.

Quanto tempo ha le risorse umane per indagare su un reclamo?

La Commissione per le pari opportunità di lavoro (EEOC) non impone una tempistica prestabilita per un'indagine. Tuttavia, quando ricevi un reclamo, l'EEOC afferma chiaramente che dovresti agire immediatamente.

La tempistica dell'indagine sulle risorse umane varierà in base al reclamo, ma affrontare le violazioni delle norme dovrebbe essere una priorità assoluta in modo da poterlo fare Proteggi la tua azienda e i tuoi dipendenti e mantieni la tua attività senza intoppi.

Non aspettarti di finire tutto in un giorno, ma cerca di concludere le indagini il più rapidamente possibile senza sacrificare l'integrità della tua indagine.

Come sottolinea Cassie, "Sembra un sacco di lavoro, ed è un sacco di lavoro, ma ho scoperto che prendersi il tempo per farlo bene ne vale sempre la pena. Non sto parlando di darsi settimane per farlo. Di solito, un'indagine può essere completata in un paio di giorni".

Come condurre un'indagine sulle risorse umane: 8 best practice

1. Sviluppa e comunica le politiche sul posto di lavoro

Inizia con una serie di regole di base da seguire sul posto di lavoro, tra cui le politiche antidiscriminazione, antimolestie e aziendali. Queste regole ti aiutano a stabilire le basi per qualsiasi azione di assunzione.

Ma avere solo delle politiche non è sufficiente.

È necessario stabilire il conseguenze della violazione di tali politiche e come condurrai un'indagine delle risorse umane per determinare se una politica è stata violata o meno.

Il tuo protocollo dovrebbe includere:

• Le regole di condotta
• In che modo i dipendenti possono segnalare i reclami
• Cosa succede quando le risorse umane ricevono un reclamo In
• che modo le risorse umane gestiscono una politica non rispettata

Queste politiche forniranno un playbook su cui puoi fare affidamento quando necessario e proteggeranno allo stesso modo l'azienda e i migliori interessi dei dipendenti.

In particolare, le politiche garantiranno che tu conduca le indagini sulle risorse umane in modo equo. Cassie consiglia: "È necessario creare uno schema di come si presenta un'indagine sulle risorse umane. Se lo fai, è più probabile che le tue indagini vadano bene; Non salterai un passaggio importante e ti assicurerai di scoprire ciò che devi scoprire".

Le politiche conformi ti impediranno anche di agire in base alle emozioni piuttosto che alle prove.

"Troppi a volte, qualcuno porta avanti una preoccupazione e la persona che ascolta è sbalordita", dice Cassie. "Se non si dispone di un protocollo, può essere difficile rimanere deliberati e neutrali. Non andare direttamente dalla persona accusata. Segui il protocollo. Non è che le persone stiano cercando di mentire e mettere le persone nei guai, ma che è necessario indagare e seguire un processo".

2. Dopo la presentazione di un reclamo, adottare tutte le azioni immediate necessarie

Consigliamo di evitare il licenziamento o la disciplina immediata di un dipendente senza prima aver raccolto una quantità adeguata di prove. Ma ci sono casi in cui dovrai agire non appena ricevi un reclamo.

Ad esempio, potrebbe essere necessario proteggere l'accusatore o intraprendere altre azioni per evitare che la situazione vada fuori controllo. Potrebbe essere necessario mandare qualcuno a casa per la giornata, sospendere temporaneamente un dipendente o modificare gli orari.

Allo stesso tempo, è È importante non intraprendere azioni che possano essere percepite come ritorsioni o come una decisione ufficiale e definitiva.

» Per saperne di più: Come gestire la risoluzione dei conflitti sul posto di lavoro come un Pro

3. Decidi chi indagherà La

maggior parte delle aziende utilizza le risorse umane, un consulente legale o un investigatore di terze parti per condurre le indagini sulle risorse umane.

Ad esempio, nel suo ruolo di direttore delle risorse umane, Cassie conduce indagini sulle risorse umane presso BambooHR. Coinvolge anche il suo supervisore e il nostro consulente legale, ma qualcun altro sarà assegnato all'indagine in alcuni casi:

• Se ha una relazione personale con qualcuno nell'indagine
• Se è al di fuori delle sue capacità di indagare
• Se sono presenti altre circostanze che la renderebbero incapace di condurre correttamente l'indagine

Quando si scelgono potenziali investigatori, Consigliamo di controllare le persone che hanno:

• Formazione adeguata: la formazione professionale specializzata delle risorse umane li rende i più qualificati per eseguire un'indagine sul posto di lavoro. Pertanto, il membro del team delle risorse umane che indaga dovrebbe avere familiarità con le leggi sul lavoro del tuo stato e avere un rapporto con un consulente legale se ha bisogno di maggiori informazioni sulle leggi sul lavoro. Potrebbe anche essere utile coinvolgere il tuo team delle risorse umane in una formazione aggiuntiva sulle indagini in modo che siano preparati quando si presenta una situazione.
• Imparzialità: chiunque stia indagando non può avere un rapporto personale con nessuno coinvolto nell'indagine e la posizione dell'investigatore presso l'azienda non può essere direttamente influenzata dall'esito dell'indagine. È troppo difficile per qualcuno rimanere imparziale se ha un interesse nel risultato.
• Attenzione ai dettagli: le indagini possono coinvolgere numerose parti che dovrai mettere insieme per capire cosa è successo. Interviste, e-mail, documenti, ecc. possono entrare in gioco durante le indagini.
• Sensibilità: "Stai lavorando con gli esseri umani", dice Cassie. "Le persone hanno bagagli, cose, problemi, e devi essere sensibile a questo, in modo da non traumatizzare involontariamente qualcuno nel processo di correzione di un torto sul posto di lavoro".
• Affidabilità: chiunque indaghi deve essere qualcuno con cui i dipendenti si sentano a proprio agio nell'essere aperti e onesti e qualcuno di cui i dirigenti possano fidarsi per prendere la decisione giusta.

Se qualcuno nella tua azienda non è in grado di soddisfare questi requisiti per un'indagine, prendi in considerazione il coinvolgimento di un investigatore di terze parti. Possono rimanere obiettivi e saranno adeguatamente formati per il processo di indagine delle risorse umane.

4. Pianifica l'indagine sulle risorse umane

Prima di immergerti, considera le informazioni che ti sono già state presentate insieme al reclamo, come e-mail o il resoconto dell'accaduto del dipendente che si lamenta. Quindi considera quali altre informazioni ti serviranno per prendere una decisione e sviluppa un piano per raccoglierle. Il piano potrebbe essere semplice o richiedere assistenza aggiuntiva, una tempistica specifica o l'accesso alle informazioni memorizzate.

Per prima cosa, decidi chi interrogherai. La tua indagine dovrebbe essere sufficientemente approfondita da fornire le informazioni necessarie per prendere una decisione, ma non dovresti sentire il bisogno di intervistare tutti i membri della tua organizzazione. Cassie avverte che non vuoi che la tua indagine sia di portata così ampia da danneggiare la produttività, influire sul morale o diffondere più informazioni di quelle raccolte.

Quindi, fai un piano per ciò che chiederai ai testimoni. Una volta scelto chi coinvolgere, non entrare in quei colloqui a mani vuote o come se fossero tutti uguali. Preparati con domande che ti aiuteranno Ottieni le informazioni di cui hai bisogno, ma sono anche personalizzate per rispettare i sentimenti, le relazioni e le autorizzazioni di accesso dell'intervistato, ovvero ciò che ha bisogno di sapere rispetto a ciò che gli è permesso sapere.

» Vai a: Le 11 migliori domande di indagine sulle risorse umane da porre ai testimoni.

Infine, raccogli tutti i documenti e le registrazioni necessarie . Le prove che potresti prendere in considerazione di richiedere includono:

• E-mail
• Avvertimenti scritti
• Revisioni del supervisore
File
• personali
• Prova che le politiche aziendali sono state comunicate al dipendente accusato

Questo è il motivo per cui è così importante avere registri dei dipendenti organizzati e accurati in ogni momento: un record centrale è sempre utile, ma diventa vitale in questo tipo di problemi sul posto di lavoro.

5. Raccogli dati

Molti dati possono avvenire sotto forma di interviste. Per ogni testimone di un'indagine sulle risorse umane che intervisti, i tuoi primi passi dovrebbero essere i seguenti:

• Informali che le loro risposte sono riservate.
• Chiedi loro di mantenere l'intervista riservata.
• Informali dei loro diritti.

Cassie consiglia: "Come parte del protocollo, ho un foglio con un copione scritto in modo da poter indicare chiaramente quali sono i diritti legali del dipendente. In alternativa, è possibile stamparlo e consegnarlo al dipendente affinché lo legga da solo. Non vuoi farlo sembrare intimidatorio, o potresti innervosire il dipendente e danneggiare l'esperienza del dipendente".

Redazione del copione dell'intervista

Dovresti redigere questa dichiarazione con la consulenza di un consulente legale per assicurarti di Fornisci informazioni corrette e proteggi sia il dipendente che la tua organizzazione.

Allo stesso tempo, tieni presente che il linguaggio legale complicato potrebbe essere difficile da capire per il tuo testimone dell'indagine sulle risorse umane, il che potrebbe renderlo riluttante a parlare apertamente con te. Mantieni il linguaggio della dichiarazione semplice.

Durante

i colloqui, cerca di rimanere il più neutrale possibile, evita le domande più importanti e condividi solo le informazioni necessarie con le persone che intervieni.

Assicurati di prendere appunti approfonditi: questi saranno essenziali per giungere a una conclusione e scrivere un rapporto finale. Prendi in considerazione l'idea di dedicare qualche minuto tra un colloquio e l'altro per rivedere i tuoi appunti, raccogliere i tuoi pensieri e registrare ulteriori impressioni che potrebbero aiutarti a concludere.

6. Analizza i dati e prendi una decisione

Ora che hai una scrivania piena di appunti di interviste, e-mail, reclami e altre prove, Sei pronto per valutare le informazioni che hai raccolto. Dovresti considerare tutti i lati della situazione e i potenziali rischi legali (rendendo questo un altro ottimo momento per coinvolgere il tuo team legale), per non parlare degli effetti che la tua decisione potrebbe avere sull'azienda e sui tuoi dipendenti.

» Per saperne di più: Come licenziare un dipendente nel modo giusto

7. Crea un report

Compila tutte le tue informazioni in un report di riepilogo. A seconda dell'organizzazione, potrebbe essere necessario portare il rapporto e la raccomandazione finale, che si tratti di un avvertimento scritto, di un periodo di prova, di un licenziamento o di qualsiasi altra cosa, a un gruppo specifico per una decisione finale. Ad esempio:

• Il tuo team esecutivo
• Il tuo consulente legale
• Un mediatore di terze parti imparziale o un esperto di indagini sulle risorse umane

Nel tuo rapporto, assicurati di includere un elenco di pro e contro per l'azienda, discutere i potenziali rischi legali e spiegare perché Pensi che questa sia la linea d'azione corretta.

Dopo che tu e il team siete giunti a una conclusione finale, includete tale decisione nel rapporto e seguite qualsiasi azione disciplinare.

8. Concludi l'indagine

Anche se potrebbe non essere un passaggio ufficiale nel tuo protocollo di indagine sulle risorse umane, è una buona idea seguire chiunque abbia presentato il reclamo per essere sicuro che sia a proprio agio con la conclusione dell'indagine.

E dopo un'indagine, torna al processo di indagine delle risorse umane e cerca le lacune che puoi colmare o i modi per formare meglio i dipendenti sulle politiche in modo da poter avere meno indagini in futuro.

11 Domande per le indagini sulle risorse umane per i testimoni

Le domande che poni ai dipendenti coinvolti in un'indagine sulle risorse umane variano in base alle violazioni su cui stai indagando e a chi stai interrogando.

La Society for HR Management (SHRM) suggerisce alcune domande generali domande che si applicano alla maggior parte delle situazioni:

• cosa è successo esattamente,
• quando si è verificato l'incidente o è in corso,
• dove si è verificato l'incidente,
• come hai reagito,
• hai mai detto di essere offeso o dispiaciuto per l'atto?
• chi altro potrebbe aver visto o sentito l'incidente?
• Hai discusso dell'incidente con qualcuno?
• In che modo il comportamento ha influito su di te e sul tuo lavoro?
• C'è qualcun altro che potrebbe avere informazioni rilevanti?
• Hai altre informazioni rilevanti?
• Quali azioni vuoi che l'azienda intraprenda?

Cassie consiglia agli investigatori di tenere a mente che "le indagini sul posto di lavoro sono scomode per tutti, comprese le persone che le hanno avviate portando avanti una preoccupazione. E sono difficili per le persone che fanno le indagini e che vengono invitate a partecipare".

Consigli degli esperti per

• Incoraggia i dipendenti ad aprirsi ponendo domande aperte che permettano loro di condividere la loro storia completa.
• Fai domande chiarificatrici in modo da non fraintendere nessuna parte della testimonianza di un testimone.
• Evita le domande tendenziose.
• Cerca non solo le informazioni che danno, ma anche quelle che evitano di dare.
• Prendi appunti con cura.
• Mantieni la calma ed evita accuse, minacce velate (o aperte), ricompense implicite (ad esempio, quid pro quo) o qualsiasi altra forma di intimidazione o coercizione.

Quali sono i diritti dei dipendenti durante un'indagine sulle risorse umane?

Per i dipendenti negli Stati Uniti, i diritti Miranda non si estendono alle indagini sul posto di lavoro. Se qualcuno si rifiuta di partecipare a un'indagine, potresti avere motivi di disciplina per insubordinazione, incluso il licenziamento.

Tuttavia, se un dipendente si rifiuta di partecipare, potresti voler dare almeno un giorno per cambiare idea o parlare con un avvocato, soprattutto se sono accusati di un reato che potrebbe avere effettive conseguenze legali.

Alcuni dipendenti potrebbero voler avere un amico o un avvocato presente quando vengono interrogati e, se ciò è consentito, dovrebbe essere indicato nel manuale del dipendente. I dipendenti di un sindacato hanno il diritto protetto di avere qualcun altro lì durante un colloquio investigativo.

Mentre conduci qualsiasi indagine sulle risorse umane, dovresti stare attento alle ritorsioni. È contro la legge che i datori di lavoro o altri dipendenti si vendichino contro i dipendenti che presentano un reclamo. Se il dipendente ha agito in buona fede con il suo reclamo, la tua organizzazione deve rispondere in buona fede.

ritorsioni possono presentarsi in molte forme, tra cui:

• Programmare i turni di qualcuno durante i periodi meno desiderabili
• Trascurarli per una promozione
• Un ambiente di lavoro ostile dove il dipendente si sente sgradito o minacciato a causa di osservazioni o comportamenti da parte dei colleghi

Questo tipo di comportamento può portare rapidamente la tua azienda nei guai. L'EEOC riferisce che più della metà delle cause per discriminazione contiene un'accusa di ritorsione.

Prossimi passi: crea un ambiente di lavoro sano, sicuro e fiorente

Come abbiamo suggerito, assicurati di coinvolgere il tuo team legale fin dall'inizio. Possono aiutarti a educare i dipendenti sui loro diritti durante un'indagine sulle risorse umane ed evitare complicazioni inutili.

Più di ogni altra cosa, usa i tuoi valori e la tua cultura per guidare i tuoi sforzi di indagine sulle politiche delle risorse umane. Chiediti: "Che tipo di luogo di lavoro vogliamo costruire per i nostri dipendenti? Che tipo di attività vogliamo essere?" Pensare in modo più ampio al tuo scopo ti aiuterà a rimanere ancorato ai tuoi valori durante i momenti più difficili e anche a mantenere un'organizzazione più sana in generale.